📋 Chính sách triển khai dịch vụ SenDental

🎯 1. Giới thiệu dịch vụ

SenDental là phần mềm quản lý phòng khám nha khoa vận hành theo mô hình dịch vụ phần mềm theo gói (SaaS – Software as a Service). Khách hàng đăng ký gói dịch vụ theo tháng, quý hoặc năm và được sử dụng đầy đủ tính năng theo gói đã chọn.

📦 2. Phạm vi cung cấp dịch vụ

Khi đăng ký và thanh toán gói dịch vụ SenDental, phòng khám sẽ được cung cấp:

• Tài khoản quản trị hệ thống dành cho phòng khám, kèm theo tài khoản người dùng theo gói đăng ký
• Hệ thống quản lý lịch hẹn, khách hàng, hồ sơ điều trị, tái khám
• Quản lý bác sĩ, nhân sự và phân quyền truy cập theo vai trò
• Quản lý doanh thu, chi phí, hoa hồng và các báo cáo tổng hợp
• Lưu trữ dữ liệu an toàn trên hạ tầng cloud do SenDental vận hành
• Hỗ trợ kỹ thuật trong suốt thời gian gói dịch vụ còn hiệu lực
• Hướng dẫn thiết lập ban đầu và tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống

⚙️ 3. Hình thức và quy trình triển khai

Dịch vụ SenDental được triển khai 100% online trên phạm vi toàn quốc, bao gồm các bước:

3.1. Đăng ký gói dịch vụ & thanh toán

3.2. Kích hoạt tài khoản & cấu hình ban đầu

• Tạo tài khoản hệ thống cho phòng khám và tài khoản quản trị chính
• Thiết lập các thông tin cơ bản: tên phòng khám, logo (nếu có), danh mục dịch vụ, bảng giá, ca làm việc, phòng điều trị
• Hỗ trợ nhập dữ liệu ban đầu (nếu phòng khám cung cấp file dữ liệu theo mẫu hỗ trợ)

3.3. Hướng dẫn sử dụng (online)

• Hướng dẫn sử dụng được thực hiện dưới hình thức online: video call (Zoom/Google Meet), Zalo, hoặc video/demo
• Nội dung hướng dẫn bao gồm: đặt lịch hẹn, tiếp nhận khách, nhập nhật ký điều trị, quản lý khách hàng, xem báo cáo…
• Sau buổi hướng dẫn, phòng khám có thể bắt đầu sử dụng hệ thống ngay

3.4. Vận hành & hỗ trợ

⏱️ 4. Thời gian triển khai (tham khảo)

Do triển khai online, thời gian chuẩn thường như sau:

Thời gian có thể thay đổi tùy theo quy mô phòng khám, nhu cầu cấu hình và mức độ phối hợp cung cấp thông tin từ phía phòng khám. Các mốc cụ thể sẽ được trao đổi trong quá trình tư vấn.

💳 5. Chính sách thanh toán

• Dịch vụ chỉ được kích hoạt sau khi SenDental nhận được xác nhận thanh toán từ phòng khám
• Hình thức thanh toán có thể bao gồm: chuyển khoản ngân hàng, cổng thanh toán online hoặc hình thức khác (nếu có thông báo riêng)
• Thông tin tài khoản thanh toán sẽ được gửi chính thức trong báo giá/hợp đồng hoặc kênh liên lạc thỏa thuận

5.1. Chính sách hoàn tiền

• Do đặc thù dịch vụ phần mềm theo gói, sau khi kích hoạt tài khoản, SenDental không hoàn lại phí cho thời gian còn lại của gói dịch vụ
• Trường hợp khách hàng kích hoạt nhầm gói, SenDental sẽ xem xét hỗ trợ nâng cấp/điều chỉnh trên tinh thần hỗ trợ tối đa, tùy theo chính sách tại từng thời điểm

🤝 6. Trách nhiệm của các bên

6.1. Trách nhiệm của phòng khám

• Cung cấp thông tin chính xác để cấu hình hệ thống ban đầu
• Bố trí nhân sự có thẩm quyền tham gia buổi hướng dẫn online
• Đảm bảo thiết bị và kết nối internet ổn định để sử dụng phần mềm
• Bảo mật thông tin đăng nhập, không chia sẻ tài khoản cho bên thứ ba không liên quan
• Thanh toán đầy đủ, đúng hạn cho các kỳ gia hạn gói dịch vụ (nếu tiếp tục sử dụng)

6.2. Trách nhiệm của SenDental

• Cung cấp dịch vụ đúng gói mà phòng khám đã đăng ký và thanh toán
• Đảm bảo hệ thống vận hành ổn định trong khả năng kỹ thuật và phạm vi dịch vụ
• Hỗ trợ kỹ thuật online trong thời gian gói dịch vụ còn hiệu lực
• Bảo mật dữ liệu của phòng khám và không chia sẻ cho bên thứ ba khi không có sự đồng ý của phòng khám, trừ trường hợp theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

🔐 7. Bảo mật & dữ liệu

• Dữ liệu khách hàng, hồ sơ điều trị, doanh thu… được lưu trữ trên hệ thống SenDental thuộc quyền sở hữu của phòng khám
• SenDental áp dụng các biện pháp kỹ thuật phù hợp để hạn chế tối đa rủi ro truy cập trái phép, mất mát hoặc rò rỉ dữ liệu
• SenDental không sử dụng dữ liệu của phòng khám cho mục đích thương mại hoặc chia sẻ cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý
• Khi chấm dứt dịch vụ, phòng khám có thể yêu cầu trích xuất dữ liệu ở định dạng phù hợp (ví dụ: Excel, CSV) trong khoảng thời gian được thông báo trước

🔄 8. Gia hạn và tạm ngưng dịch vụ

• Trước khi gói dịch vụ sắp hết hạn (ví dụ: 7 ngày), SenDental sẽ gửi thông báo tới phòng khám qua email hoặc kênh liên hệ đã đăng ký
• Phòng khám cần thanh toán trước kỳ tiếp theo để dịch vụ được gia hạn liên tục, tránh gián đoạn
• Nếu quá thời hạn gia hạn mà chưa thanh toán, hệ thống có thể tạm khóa truy cập cho tới khi hoàn tất thanh toán

📞 9. Khiếu nại & hỗ trợ

Nếu có vướng mắc, khiếu nại hoặc cần hỗ trợ trong quá trình sử dụng dịch vụ, phòng khám có thể liên hệ:

⚖️ 10. Tuân thủ pháp luật & điều khoản cuối cùng

• SenDental và phòng khám cam kết tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam liên quan đến cung cấp và sử dụng dịch vụ phần mềm, bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định chuyên ngành liên quan
• Chính sách này là một phần không tách rời của thỏa thuận/hợp đồng sử dụng dịch vụ SenDental giữa hai bên
• Mọi sửa đổi, bổ sung chính sách sẽ được thông báo trên kênh chính thức của SenDental hoặc trong hợp đồng/phụ lục hợp đồng (nếu có)